厦***管字[2013]005号
 厦门***股份有限公司文件收发管理办法

（2013年11月修订）
第一条 为规范公司文件收发，便于公司的文档管理，特制定本管理办法。
第二条 公司行政部是公司文件收发的主管职能部门。
第三条 收文：
3.1 外来的所有文件、公函一律由行政部统一签收；
3.2 签收后的文件、公函由行政部按性质编号、登记、造册保管；
3.3 行政部应视收文的内容，呈总经理或相关部门阅知、承办，将收文复印件分发给相关部门，并在收文册的备注栏由受文部门和个人签字确认。
3.4 仅供传阅的文件，应提醒受文部门或受文人不得复印，并按时间要求及时收回经传阅的文件；
3.5 部门及员工个人收到的文件、公函，必须及时交到行政部进行签收、登记和分发；
3.6 收文的原件一律留存行政部归档，因工作需要，经部门经理批准后，向行政部办理借阅手续。
第四条 发文：
4.1 对外发文由相关部门拟稿、稿搞后，呈总经理签发；
4.2 对外发文应统一格式，标题一律用加黑四号宋体字，正文一律用普通小四号宋体字，文件编号用普通五号宋体字，文末应明确本文件的主题词、发送单位、抄报单位、存档份数、总份数、拟件人和校对人，公章掌印人应严格按总份数盖公章；
4.3 对外发文应统一由行政部进行编号、造册登记，编号必须按发文的时间顺序不间断进行，不得保留空号或重复编号；
4.4 文件发送原则上由行政部统一发送，因业务需要经行政部同意，由各有关部门发送；
4.5 发文一律存档壹份，存档件必须是原件。
第五条 行政部应定期对积累的文件分类整理成册，分存归档。
第六条 本管理办法自颁布之日开始实行，此前的相关规定同时废止。

                                       厦门***股份有限公司
                                              2013年11月28日