一、企业如何用加密软件防止文件外发泄密？

1、首先，通过合规的解密审批流程

在很多情况下，企业的密文需要解密后外发，如果直接赋予员工解密权限，企业可能会面临严重的数据安全风险，所以在文件解密的管理中可以根据不同的文件类型、文件大小制定不同的局域网监控软件审批流程。在近日的版本更新中，我们进一步完善了文件审批解密的规则，通过解密配额设置，可以限制员工每天提交申请的次数以及文件数量，解密后的文件在指定时间后会自动加密，形成一个完整的文件审批解密闭环管理。

2、通过邮件白名单与可信人员交互

邮件白名单的功能旨在某些员工在发送或接收邮件时，无需再单独对密文做解密处理，在安全的办公环境下，提升效率。白名单范围的邮箱地址通过Foxmail、Outlook等邮件客户端发送密文时，可以自动解密。此外，支持发送密文邮件时进行审批，审批通过后发送邮件并解密文件。

3、通过文件安全外发控制外部人员的文件使用权限

关于设计图纸泄密的案例屡见不鲜，不论是内部泄密还是外发出去之后由第三方合作伙伴泄密，都给企业带来了严重的危害，局域网监控软件文件安全外发可以将密文制作成外发文档，并对外发文档进行使用权限控制。

（1）限制使用人员：局域网监控软件外发文件查看器可以授权绑定指定的外部终端，限制外部人员只能在特定终端打开外发文件，同时辅以密码校验，避免无关人员查看。

（2）限制使用权限：在打开文档时显示水印信息，禁止截屏、复制、打印是有效防止外部人员窃密的技术手段。

（3）过期自动删除：对文件打开次数，使用期限做出控制，防止机密资料在对外合作结束后被继续使用。

4、详细审计文件外发行为

不管是员工何时提交了文件解密申请、将解密后的文件通过微信等即时通讯软件外发、或者发送了一封电子邮件，在局域网监控软件的监管下，所有行为都有迹可循，直观的了解文件传输动态，及时发现违规泄密行为。最后，企业业务的多样化，在一定程度增加了企业信息安全管理的难度，但是只要在源头对企业数据建立严格的保密措施，遏制泄密行为，就可以轻松应对。如果你的企业有防泄密需求，请与我们取得联系，我们会为你提供完善的企业数据安全解决方案。

二、企业如何加密散落在各处的机密文档

1、启用文档透明加密

业务的运作意味着数据的产生，其中不乏包含企业敏感的机密信息，文档加密系统的核心即：授权软件在创建产生一个文件时，保存是自动加密，访问时自动解密，企业可以利用局域网监控软件丰富的授信软件库，找到与自身业务相匹配的文件加密规则，在数据被人或程序访问时自动加密。注重存储于特定位置，如计算机某个磁盘或者共享文件服务器的且不会主动移动到其他设备或网络，长时间以静止状态存储的数据，是实现数据隐私性、合规性和数据主权的必要措施。正如我们所提到的，在部署局域网监控软件文档加密之前，企业中已经存在的数据如何加密？为此，局域网监控软件提供多种加密工具以符合企业不同场景下的文档加密需求。

2、全盘加密终端计算机上的重要文件

局域网监控软件全盘加解密可以扫描终端计算机指定位置或者全盘下指定的文件类型进行加密，对已经保存在终端上的静态数据进行加密操作，你可以在特定时间将公司设计部门电脑上所有磁盘中的图纸文件进行加密。

3、通过网络存储加密工具加密共享文件

当设备丢失或被盗且机密数据处于未加密状态时，静态数据容易受到攻击。如没有任何保护措施，存储在云或共享工作站上的数据也有被泄密风险。 网络存储加密工具可以发现企业网络中的共享服务器，你可以扫描指定网络存储位置的文件，对其加密或解密。

4、通过新建文件加密进行文件落地加密

除了员工自身产生的数据之外，数据可能来自于网络中的任何位置，如：市场部的同事通过微信接收了客户发来的采购合同。借助局域网监控软件新建文件加密可以实现全盘或者局部的指定文件类型的文件落地自动加密。最后，文档加密是企业最有效的数据防泄漏手段之一，如果您有其他场景下的文件需要被加密，我们期待和您进行沟通。