一、数据防泄漏系统成为企业电子文档安全管理工具

虽然实施电脑监控软件和数据防泄漏等正确的安全工具对于防止代价高昂的信息泄漏至关重要，但组织需要采取全面的、自上而下的方法，其中还包括对员工进行数据安全风险和最佳实践方面的教育。利用以人为中心的数据安全意识培训是创建第一道防泄漏的良好第一步，并在理想情况下防止意外数据泄漏发生。

然而，威胁形势在不断发展并变得更加复杂，有时违规行为甚至会打击最谨慎的组织。IT 团队应该按照未来某个时间点会发生违规行为的方式进行操作，或者就好像现在正在发生违规行为一样。这就是为什么组织必须在漏洞被利用之前优先识别漏洞，在漏洞发生后尽快发现漏洞，并在造成更大损害之前缓解这些漏洞，这一点很重要。

不幸的是，即使拥有最好数据安全工具和响应计划，组织也可能会发现一旦敏感数据离开公司，他们就会失去对其的控制。换句话说，一旦发生违规行为，大部分损害可能已经造成。但值得庆幸的是，这个问题也有解决方案。数字版权管理 (DRM)工具允许组织对其数据进行精细控制，无论数据流向何处，包括实时调整访问控制、管理文件是协作文件还是仅查看文件的能力等等。

二、借助数据防泄漏系统提高企业数据安全管理能力

对于最先进的数据安全产品，您需要确保您选择的解决方案轻松集成，与您当前的 IT 基础设施一起工作，并解决以下安全措施：

1.了解和分类可能包含敏感数据的文件；

2.保护在组织内部和外部共享的敏感数据；

3.防止、检测和减少这些敏感信息在组织外部的泄漏；

三、文档加密系统

文档加密系统将电子文件转换为另一种形式或代码，从而使未经授权的查看者无法读取和使用该数据，只有拥有解密密钥的进程或用户才能解密数据。加密数据通常称为密文，而未加密数据称为明文。目前，加密是组织使用的最流行和最有效的数据安全方法之一。

数据加密的数据保护解决方案可以提供设备、电子邮件和文件本身的加密。在许多情况下，这些加密功能还可以满足设备、电子邮件和数据的控制功能。随着员工在日常业务流程中更频繁地使用外部设备、可移动设备和 Web 应用程序，随着员工将数据复制到可移动设备或将其上传到云端，敏感数据可能不再受到公司的控制和保护。因此，最好的数据丢失防护解决方案可以防止数据被盗和恶意软件的引入来自可移动和外部设备以及 Web 和云应用程序。为了做到这一点，他们还必须确保设备和应用程序得到正确使用，并且即使在数据离开组织之后，数据也通过自动加密得到保护。

四、数据防泄漏系统帮助企业提高数据安全管理能力

像大多数网络安全任务一样，防范企业数据泄漏丢失是企业运维人员的重要工作。IT 和安全团队正在探索更为全面的数据泄漏防护策略来阻止任何可疑或恶意的数据泄漏活动。

由于内部威胁和严格的数据安全法律法规，其中许多具有严格的数据保护或数据访问要求。企业正在采用数据泄漏防护软件，除了局域网监控和控制终端行为活动外，一些数据防泄漏软件还可用于过滤企业网络上的数据流并保护动态数据。数据防泄漏产品使用文件安全防护策略对机密和关键信息进行分类和保护，以便未经授权的用户不会意外或恶意共享数据。例如，如果员工试图在公司转发电子邮件或将公司文件上传到 百度云等云存储服务，则数据防泄漏系统可自动告警，并拒绝该员工操作。

1、优先考虑核心数据：并非所有数据都同样重要。每个组织都有自己对关键数据的定义。第一步是确定如果数据被盗，哪些数据会导致最大的问题。防范数据泄漏应从可能成为攻击者目标的最有价值或最敏感的数据开始。

2、对数据进行分类：一种简单、可扩展的方法是按上下文对数据进行分类。这意味着将分类与源应用程序、数据存储或创建数据的用户相关联。将持久分类标签应用于数据允许组织跟踪其使用情况。内容检查也很有用。它检查数据以识别正则表达式，例如社会保障和信用卡号码或关键字（例如：“机密”）。内容检查通常与企业的核心技术与业务相关联。

3、了解数据何时存在风险：存储于员工终端或与合作伙伴、客户和供应链共享的数据存在不同的风险。在这些情况下，数据在端点上使用时通常处于最高风险。示例包括将数据附加到电子邮件或将其移动到可移动存储设备。强大的数据防泄漏程序必须考虑数据的移动性以及数据何时存在风险。

4、监控动态数据：了解数据的使用方式如审计文档操作的全生命周期，以及识别将数据置于风险中的行为非常重要。组织需要监控动态数据，以了解其敏感数据发生的情况，并确定其策略应解决的问题范围。