一、文档管理系统对企业有哪些运用价值

1、能缓解员工的工作强度

不可否认传统的手工收集档案管理，不仅工作量大而且还费时费力而如果企业采用信息化网络化的管理手段，运用技术先进的文档管理系统录入的数据就能重复利用，资源也可以轻松实现共享，这也就能大大缓解和减轻工作人员的工作强度。

2、确保更加快捷方便的检索查询

企业利用品质优良的文档管理系统对所需档案进行检索的话，不仅速度很快，而且检索出来的信息还更加的安全更加的准确，这样快速方便的检索，不仅仅是让管理人员的工作量和工作强度得到减少，还有利于确保企业不断增强自己的竞争力和软实力，这也是企业运用文档管理系统的一大原因。

3、有便于信息的安全和保密

毋庸置疑文档或者档案对于企业来说就是一种至关重要的信息资源，所以说档案信息拥有这非常之高的价值，而技术高端的文档管理系统，可以在实质上有效加强文档的安全性、保密性，管理者也可以随时随地进行检查，以此确保文档信息安全。

显然高端先进的文档管理系统对于企业来说，不仅有着缓解工作强度、确保信息便捷检索与查询、确保信息安全以及做好保密工作的运用价值，同时还拥有着维护企业直接利益的高价值，而此外文档管理系统也能给企业带来自动化、实时化以及网络化的潜在优势。

二、如何选择一款文档管理系统

1、看企业需求

我想无论对于哪种企业选择一款文档管理系统时，首先就要考虑本企业对于这种文档管理系统的要求是什么，要达到什么样管理程度和效果，因为每款不同的文档管理系统其都有自己的特色功能和应用领域，所以企业管理者因从企业需求入手再从中择优。

2、看产品品质

毋庸置疑对于文档管理系统来说其品质是首要的，而这所谓的品质涵盖信息安全性、功能的全面性、系统的稳定性、操作的方便易用性，当然文档管理系统对于企业而言其重中之重还是它的稳定性和安全性，这也是企业在选择文档管理系统是必须要关注的一点。

3、看服务保障体系

任何一款技术先进的文档管理系统或软件，它的服务体系都非常重要，这也是商家诚信的一个重要标志，如果文档管理系统的厂家没有很好的服务意识、不具备很好的服务能力，那么再好的文档管理系统也无法发挥出它应有的那种功效。

综上选择一款合适实用的文档管理系统，一方面就要从企业的需求和实际情况入手，另一方面要从产品品质、服务商的保障体系入手，当然一款好的文档管理系统，还应该与企业共同成长同时保持发展保持更新，具备持续不断的为企业提供新的技术、新服务的功能，以上所说这些都是为选择优质耐用的文档管理系统而做的准备工作。

三、文档管理系统都有哪些优势

1、具备简便性和扩展性

文档管理系统作为一种优质的文档管理系统解决方案，能够让企业集中保存所有的文档，而且在有需要时或者急用时都可以轻松访问这些文档。另外服务好的文档管理系统还具备扩展性，这也就意味着企业在有需求变化时能够轻松添加新功能，简化对新流程和各部门的管理。

2、管理功能强大能节省时间

毋庸置疑文档管理系统具备非常强大的文件管理功能，不仅能够减少书面工作，同时还能维护业务流程，我们知道文档管理系统的工作流遵循明确的企业规则，所以它能够限制某个流程或不相关员工对文档的访问权限，而且它还能够分类储存数据，从而节省时间让员工投入价值更高的工作。

3、有信息集成功能

技术先进的文档管理系统能够将所有的流程和企业部门集成到一个平台上，而这样做的好处就是能够将集成后的税收、地址、客户信和供应商等信息保存到一个地方，进而就可以一键生成企业所需要的报表，这一功能也是高端技术先进的拥有的另一个强大优势。

由此可见当今热度和好评率超高的文档管理系统，不仅具备良好的简便性和良好的扩展性，而且它的文档管理系统功能是十分强大的，节约办公时间的同时还能提高工作效率，而除此之外文档管理系统还具备超强的有效信息集成、安全保护等功能优势。