一、企业使用文档管理系统有什么用？

在互联网的带动之下企业也逐步走上了信息化的办公模式，在此模式之中使用文档管理系统来对各种不同类型的文档进行妥善管理十分有必要，这样能够提高文档的安全性，也能有效避免文档存放的杂乱无章。下面就具体来了解企业使用文档管理系统可以起到什么作用。

1.帮助企业规范化管理

企业在运营和发展的过程中会使用并积累大量的文档资料，当文档越来越多之后难免会出现混乱，例如文档被误删、资料分类不正确等等现象。而使用性能可靠文档管理系统之后企业能够根据不同的属性来对文档进行分类，而且可以设置不同的管理权限来预防出现误删除等操作，所以，使用文档管理系统能够让企业的资料管理更加规范化。

2.传承企业文化和知识资产

知识是各种资产中最无价的一种，而企业在发展以及新产品的研发过程中会总结大量的文献资料，这些都是企业最为宝贵的资产之一所以如果保管不善将会导致重大的损失。使用文档管理系统来保存，能让相关人员调阅研究，不仅能让员工将企业的文化发扬光大也能让宝贵的知识资产得以保存。

3.打破部门之间的信息壁垒

无论智能化和信息化发展到什么程度，各种文档资料都是企业日常运营中最基本的载体，具有其他劳动工具不可替代的使用价值，使用文档管理系统之后能够让各个部门和项目组之间最大化的实现资料共享，从而有效打破各个部门之间的信息壁垒。

由此可见，企业使用文档管理系统之后该系统是能够发挥出巨大作用的，所以，现在各个企业对文档管理系统的需求是越来越强烈。只不过， 现在各种类型的管理系统繁多，企业一定要仔细考察从中选择出文档管理系统服务价格和性能都十分优越的系统来使用。

二、文档管理系统为什么能保密？

由于现在大部分人和企业都使用电子版的文档来交流工作信息，以及保存各种工作上的文件资料，为了让这些电子文档能够更加妥善的保存，企业会启用优质的文档管理系统，以确保重要文档不被遗失和泄密。那么性能可靠文档管理系统是如何保证电子文档的保密安全的呢？

1.能够锁定保护

为了确保每一份文件的安全保密性，在使用文档管理系统时重要文档的编辑者以及相应的管理人员都可以对该文档进行锁定处理，处于锁定状态的文档是不能被随意进行修改的，这样一来就能避免文档的编辑者不在座位时，重要文档被无关人员复制或发送。

2.可保存在内部服务器上

由于文档管理系统是经过国家正规认证的软件系统，在设计的时候就考虑到了文档的保密性，为了提高重要资料的安全性文档管理员可以通过文档管理系统来设置一个密钥，并将重要文档做加密处理之后保存在企业内部的服务器上面，如果这样能避免文件传输中造成破解泄密。

3.使用高强度加密算法

有些文件确实需要进行传输，为了避免在传输过程中发生文件的泄密现象，文档管理系统采用了具有高难度的国际商密算法来对文档进行加密处理，这样一来，即便数据库被破解也无法看到文档里面的内容，只要输入的密码不正确打开文档看到的都将会是一堆乱码。

相信大部分的企业会使用文档管理系统，除了觉得便于管理海量文档之外还十分看重它的保密性。所以，如果企业的电子文件和资料非常之多而且也极其重要，那么一定要从文档管理系统口碑排行榜上找一个保密性最佳的文档管理系统来使用。

三、文档管理系统有哪些功能？

现在提倡无纸化办公所以大部分的企业都在是用各种类型的电子文档来办公，虽然电子文档使用起来方便且不占据办公空间，但是如果没有好的文档管理系统来进行管理也会受到损失。那么性能可靠文档管理系统拥有哪些方面的使用功能呢？

1.权限控制

为了避免其他无关人员对电子文档进行误操作文档管理系统开发了权限控制功能，不仅可以针对不同的个人用户还能针对不同的岗位以及部门，每个人都有自己的账号和权限范围并能在自己的权限范围之内对电子文档进行浏览、编辑、打印以及下载和删除。

2.全文索引

随着企业的发展需要保存的电子文档将会越来越多，要想依靠人工方式在海量文档中找到所需文件的无异于大海捞针。文档管理系统中的索引功能不仅能够支持大家对Office以及PDF等类型的文件进行索引，打开文档之后还能在文档内进行索引从而方便自己查找到需要的文件资料。

3.操作统计

为了防范机密文件的泄露文档管理系统设置了操作统计功能。也就是说，每一份电子文档在进行存储、编辑、调阅等操作时，操作用户及其时间和操作时长都会被文档管理系统记录在案，管理人员可以通过操作统计功能来了解文档资料的实况和历史操作记录，一旦发现文档有异就可以及时找到责任人。

在上文中小编为大家简单介绍了文档管理系统的一些使用功能，由此大家可以得知，文档管理系统是一种有利于文档安全保存的系统，如果企业需要使用那么就要先去了解文档管理系统什么品牌好，通过质量好服务号的系统来妥善管理各种不同类型的电子文档。